Dziś kilka słów o onboardingu i o tym, w jaki sposób CRM może się tutaj przysłużyć.
Czy to ważny temat? Rzuć okiem na kilka liczb. Jeżeli zajmujesz się biznesem to właściwie to ci wystarczy. Dodatkowo system taki jak Comoveo CRM będący usługą typu SaaS i oparty o chmurę, umożliwia prowadzenie onboardingu zdalnie (o tym w drugiej części artykułu), tak jak umożliwia zdalną pracę. W tych covidowych czasach to mocny atut.
Onboarding, czym jest?
Najkrócej onboarding to wsparcie pracownika w adaptacji w nowej firmie. To wprowadzenie nowego pracownika w najważniejsze zagadnienia dotyczące charakteru i funkcjonowania organizacji oraz pomoc w lepszym zaaklimatyzowaniu się w firmie.
To też – co jest może istotniejsze z punktu widzenia interesów firmy – przekazanie w przyjazny sposób wiedzy i umiejętności, które pozwolą nowo zatrudnionemu na zintegrowanie się z otoczeniem, a także osiągnięcie wysokiego poziomu wydajności.
Spójrz teraz na liczby!
Zacznijmy od tego, że wiele firm, dużych i małych, nie dba należycie o ten proces. Kiedy firma nie dba odpowiednio o onboarding:
- W ciągu pierwszych 4 miesięcy zatrudnienia z firm odchodzi średnio 50% nowo zatrudnionych pracowników (przez pierwsze 45 dni rotacja wynosi około 22%)(Wynhurst Group)
- Jedynie 17% pracowników, którym nie zapewniono profesjonalnego wprowadzenia, osiąga pełną produktywność w ciągu roku. (Aberdeen Group)
- Aż 64% respondentów będących nowymi pracownikami miało trudności z określeniem swojej roli w danej organizacji.
- Co więcej, aż 50% ankietowanych nie rozumiało wartości i misji firmy, nawet po przepracowaniu w niej 90 dni. (Talmundo)
A kiedy firma prowadzi profesjonalnie onboarding:
- 62% osób, które przeszły przez odpowiednie wdrożenie, osiąga pełną produktywność w ciągu pierwszego roku pracy w danej firmie. (Aberdeen Group)
- Odpowiedni onboarding może podnieść wskaźnik produktywności nawet do ponad 70%! (Glassdoor)
- Aż 69% pracowników, którzy przeszli przez odpowiedni program onboardingowy, chętniej pozostaje w organizacji przez minimum 3 lata.(SHRM)
Wnioski są proste – onboarding to niepodważalne korzyści pod kątem wydajności i stabilności firmy, a także tworzenia coraz bardziej profesjonalnego zespołu:
Nie masz przemyślanego i konsekwentnie realizowanego systemu wsparcia i wprowadzania nowych pracowników, masz dużą rotację, dużo rozczarowań (po obydwu stronach), wciąż inwestujesz w proces rekrutacji, masz niestabilny zespół, mało zaangażowanych pracowników i złe opinie.
A kiedy dostrzeżesz wartość onboardingu i stworzysz w tym zakresie solidne procedury to masz bardziej stabilny zespół zaangażowanych w działania firmy pracowników. Zdecydowanie szybciej osiągają oni pełną wydajność i zdecydowanie dłużej pracują w twojej firmie. Przypomnijmy, że wg badań wskaźnik produktywności w firmie może wzrosnąć do 70%!
Kolejna korzyść z onboardingu – employer branding
Zdecydowanie mniej inwestujesz w proces rekrutacji nowych pracowników. Masz pozytywne opinie i trzeba tu dodać, że efektywnie przeprowadzony onboarding wpływa pozytywnie na wizerunek firmy. To jeden z ważnych elementów employer brandingu. Dobre opinie o przedsiębiorstwie umacniają jego pozycję i przyciągają do niego nowych specjalistów.
Wg ankiety przeprowadzonej przez Corporate Responsibility Magazine i Allegis Group Services Study, aż 84% respondentów rozważałoby zmianę pracy, gdyby otrzymali propozycję zatrudnienia w przedsiębiorstwie o nienagannej reputacji. I to może być twoje przedsiębiorstwo!
Zainwestowanie w employer branding zwiększa szansę na zatrudnienie odpowiednio wykwalifikowanych i wartościowych pracowników nawet o 200% (wg badań firmy Glassdoor). To efekt śnieżnej kuli! Z coraz większą siłą przyciągasz coraz lepszych specjalistów i tworzysz coraz bardziej zwarty zespół!
Onboarding, mocno niedoceniany przez wielu przedsiębiorców, to jeden z najważniejszych mechanizmów na budowanie sukcesu firmy!
Wg ogólnie przyjętych wskaźników onboarding trwa z reguły ok. 3 miesięcy lub jak inni podają – od 3 do 6 miesięcy. Do pełnego uzyskania wydajności przeciętnie pracownik potrzebuje ok. 8 miesięcy (wg badań alliedHRIQ). Aklimatyzacja pracownika rozgrywa się na kilku poziomach, m.in. strukturalnym, organizacyjnym, proceduralnym i socjalizacyjnym.
Cztery główne etapy wdrażania pracownika (4xC):
- dostarczenie pracownikowi informacji dotyczących procedur obowiązujących w firmie (Compliance),
- wyznaczenie celów i zadań podwładnemu (Clarification),
- zaprezentowanie kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa zarówno w kwestiach formalnych, jak i nieformalnych (Culture),
- dbałość o zintegrowanie pracownika z resztą zespołu (Connection).
Z systemem CRM onboarding jest dużo prostszy
Bardzo ciekawie w kontekście onboardingu wygląda firma, która ma dobrze wdrożony system Comoveo CRM. Po pierwsze firma ma zdefiniowane procesy sprzedaży, obsługi zamówień i obsługi zgłoszeń reklamacyjnych. Pracownik wchodząc do zespołu otrzymuje odpowiednie uprawnienia i widzi wszystkie swoje zadania i logikę procesu praktycznie w jednym widoku na ekranie.
Zdalnie i tak samo efektywnie!
Ponieważ dziś w czasie zagrożenia pandemicznego często zmuszeni jesteśmy do pracy zdalnej, co związane jest także z prowadzeniem procesów wprowadzania nowych pracowników także zdalnie – system taki, jak Comoveo CRM, jawi się jako wręcz idealne rozwiązanie. Pracownik zdalnie pracuje dokładnie w taki sam sposób, jak pracuje w biurze firmy – przez przeglądarkę. Wykonuje praktycznie wszystkie czynności i obowiązki firmowe nie wychodząc z aplikacji CRM. Jedyna różnica jest taka, że nie ma bezpośredniego kontaktu z pracownikami na żywo. Ale Comoveo i tu zadbało o to, by komunikacja w zespole była jak najlepsza, by usprawniała jego pracę i wewnętrzną integrację.
Comoveo CRM umożliwia odbieranie maili w systemie (integracja systemu z kontami pocztowymi). Pracownicy mają tu także takie narzędzia jak komunikator, tablica ogłoszeń i specjalny dział przeznaczony na sprawy firmowe. To narzędzia usprawniające pracę i zdalnie i w biurze. Komunikator, jak wiemy, pozwala komunikować się na bieżąco, ale bez odrywania się od pracy. Osoba do której się zwracasz, odpowiada wtedy, kiedy skończy jakąś czynność bądź uzna za stosowne ją w danym momencie przerwać.
Wprowadzenie nowego pracownika jest dużo prostsze, niż w firmie bez takiego systemu. Już samo wdrożenie w arkana pracy na procesie jest automatycznie edukacją w zakresie sposobu działania firmy, jej celów na poszczególnych etapach obsługi klientów i ram czasowych, które są także wyznaczane w systemie CRM.
Jeżeli nowa osoba w zespole otrzyma swojego opiekuna, odpowiedzialnego za efektywne wprowadzenie, ten może na bieżąco monitorować jej aktywności na poszczególnych etapach. Ma on do dyspozycji system raportowania wyników osiąganych na wszystkich etapach lejka sprzedażowego czy procesu. Doświadczony manager może nowej osobie wskazać problemy i błędy do usunięcia, zanim te przybiorą jeszcze większe rozmiary. Będzie mu także przekazywać know how w zakresie najlepszych praktyk pracy z procesem i pracy z klientem.
Baza wiedzy firmowej
W trakcie procesu rekrutacji i onboardingu warto także stworzyć miejsce (np. w sprawach firmowych), w którym będzie można notować pytania zadawane przez nowych pracowników. Po jakimś czasie odciąży to częściowo zespół od odpowiadania na te same pytania, bo odpowiedzi będą się znajdować w firmowym Q&A.
Q&A może stanowić część większego zbioru – bazy wiedzy firmowej. To informacje, do których pracownik, szczególnie nowy, zawsze ma dostęp (procedury firmowe, materiały poszkoleniowe, aktualna oferta, opisy produktowe, Q&A, itp.). Wszystko to może realizować w CRM-ie w dziale “Sprawy firmowe”.
Do dyspozycji pracownika, tak jak do dyspozycji każdego użytkownika systemu Comoveo CRM, jest baza wiedzy online – system wsparcia, tutoriale i helpdesk na stronie. Wideotutoriale na profilu firmowym YouTube. Wpisy na blogu i w social mediach, jak Facebook czy LinkedIn.
Dodatkowo firma może używać wybranych, zewnętrznych narzędzi do komunikacji online. Do coachingu – platform webinarowych, wideokonferencji do spotkań grupowych online. Oferta jest w tym zakresie bogata.
Podsumowanie
Firma świadoma swoich procesów, może wykorzystać system informatyczny służący organizacji procesów w firmie (Comoveo CRM to coś więcej niż standardowy CRM) do solidnego wprowadzenia pracowników w środowisko i procedury firmowe. Może to robić równie efektywnie stacjonarnie jak i zdalnie. A gra, jak pokazują wyniki badań agencji analitycznych, toczy się o duże stawki.
Dobrze prowadzeni od samego początku pracownicy są dużo bardziej zadowoleni, szybciej osiągają swoją pełna wydajność zawodową i chcą na dłużej wiązać się z firmą. Atmosfera w firmie sprzyja zaangażowaniu. Wystarczy pokrótce spojrzeć na główne korzyści, by ocenić czy warto się pochylić nad takim zjawiskiem jak onboarding:
> większa retencja i stabilność w firmie
> większa wydajność pracowników
> mniejsze koszty na proces rekrutacji
