Praca zespołu sprzedaży w firmie stanowi wyzwanie zarówno dla jego członków, jak i przełożonego. Warunki epidemiologiczne wpłynęły na wszystkie branże nie tylko w kontekście tego ile się sprzedaje, ale również tego JAK się sprzedaje.
W związku z wymogami sanitarnymi wielu przedsiębiorców przeniosło wykonywanie obowiązków przez pracowników z własnych biur, na prywatne, domowe biurka. Jednym ze skutków podjęcia takich kroków była zmiana efektywności wykonywanych obowiązków.
Dla innych organizacji model pracy zdalnej, w rozproszonym zespole nie jest czymś nowym. Nierzadko jednak, mimo chęci i wysiłku wszystkich zaangażowanych, ta efektywność spada, nie przekładając się zupełnie na poniesione nakłady.
Warto zatem zastanowić się…
Co zmienić w zarządzaniu zdalnym zespołem sprzedażowym?
1. Zapomnij o mikrozarządzaniu
Wielu przełożonych wierzy, że ich praca polega na drobiazgowej kontroli czy inni wykonują swoją pracę. O ile jest to wykonalne w mniej lub bardziej subtelny sposób na terenie biura np. widać, czy ktoś znajduje się przy swoim stanowisku pracy i coś robi, o tyle tego typu kontrola jest utrudniona przy pracy zdalnej. Można posiłkować się niespodziewanymi telefonami lub zainstalowaniem (spowalniającego sprzęt) programu szpiegującego aktywność użytkownika, jednak tego typu działania zamiast przekładać się na wzrost efektywności, przełożą się na wzrost poziomu stresu zarówno u pracownika, jak i jego szefa.
Zarządzanie zespołem to nie tylko kontrola, ale w większym stopniu wspieranie pracowników na różnych polach.
2. Przygotuj wspólnie z zespołem cele i miary
Cele i miary (KPI) zespołu oraz w odniesieniu do nich – indywidualne – powinny pokazywać wyniki zdalnego zespołu, w taki sposób, by poszczególni członkowie zespołu mogli się w nich odnaleźć. Powinni móc porównać swoje osiągnięcia w danym okresie do ogółu i co równie ważne, do wyników innych członków zespołu.
Wyniki pozostałych współpracowników powinny być w tym kontekście jawne dla całej grupy, aby dać okazję do wzajemnej wymiany informacji, wiedzy oraz doświadczeń. Wzajemne uczenie się to okazja zarówno do podniesienia efektywności pracowników oraz integracji grupy, która udziela sobie nawzajem wsparcia.
3. Organizuj cykliczne spotkania zespołu
Spotkania codzienne, tygodniowe, miesięczne lub o dowolnej innej częstotliwości, pozwalają na sprawną komunikację pomiędzy zespołem i pracodawcą. Dodatkowo „zabierają” nadmiar czasu, który można efektywnie wykorzystać na aktywne pozyskiwanie leadów oraz klientów.
Cykliczne spotkania, szczególnie te w formie wideokonferencji, gdzie wszyscy uczestnicy posiadają włączoną kamerę, pozwalają na lepszą integrację zdalnego zespołu (ludzie widzą się, przestają być “tylko nazwiskami” na listach mailingowych) oraz bieżącą wymianę informacji, tworzenie planów itd.
Spotkania te powinny być organizowane o stałych porach i posiadać stałe agendy.
4. Spotykaj się indywidualnie z każdym członkiem zespołu
Spotkania one-to-one (co jakiś czas), pozwalają skupić się wyłącznie na osobie po drugiej stronie. Jest to okazja, aby omówić, co się udało zrobić do tej pory, jakie są pola do naprawy, ustalić plan rozwoju konkretnego pracownika.
Jeśli zespół jest zbyt duży, by nim efektywnie zarządzać w pojedynkę i organizacja takich spotkań pochłonęłaby zbyt wiele czasu managera sprzedaży, warto w obrębie zespołu wyznaczyć dodatkowych liderów, którzy będą go wspierać w tym zakresie.
5. Zarządzaj zadaniami
Niezależnie od tego, czy w danym momencie pracownik otrzyma zadanie projektowe czy też procesowe, szczególnie w pracy zdalnej (choć takie podejście jest równie przydatne i w pracy wykonywanej na terenie biura) najefektywniej zarządzać i na bieżąco kontrolować postępy za pomocą wdrożonej do tego celu aplikacji CRM.
Dobrze wdrożona aplikacja CRM pomaga przydzielać oraz porządkować zadania. Widać w niej w czasie rzeczywistym co zostało zrobione w zespole, jakie są statusy poszczególnych akcji, a pracownicy przy użyciu wewnętrznych komunikatorów prowadzą między sobą bieżące dyskusje. CRM w tym kontekście stanowi swoiste “centrum”, wokół którego ogniskuje się praca oraz komunikacja zespołu.
6. Wspólna praca w terenie
Manager sprzedaży to osoba, która powinna nie tylko wymagać, ale również czynnie uczestniczyć w pracy swoich podwładnych. Aby lepiej poznać ich styl pracy, prowadzenia rozmów i negocjacji, móc skorygować potencjalnie pojawiające się w kontaktach z klientami błędy, powinien on od czas do czasu uczestniczyć w spotkaniach swoich sprzedawców. Jeśli wyjazd z handlowcami w teren nie jest możliwy, powinien wdzwaniać się na tele-/wideokonferencje z klientami.
Pozwoli to także poznać jak dany sprzedawca reprezentuje firmę.
7. Równe traktowanie osób pracujących zdalnie w stosunku do osób pracujących stacjonarnie w biurze
Jest to szczególnie ważne, jeśli praca zdalna stanowi wyłączny model pewnej części pracowników lub do zespołu wcześniej “stacjonarnego” a aktualnie pracującego zdalnie dołączyły nowe osoby. Równe traktowanie wszystkich pracowników, niezależnie od trybu ich pracy pozwala na uniknięcie rotacji w zespole.
Do działań sprzyjających równemu traktowaniu należą:
- informowanie na bieżąco osób zdalnych o tym, co się dzieje w firmie np. poprzez newsletter lub gazetkę pracowniczą
- nagradzanie na jasnych zasadach zarówno osób pracujących zdalnie jak i tych wykonujących obowiązki w biurze
- zapewnienie możliwości rozwoju, min. poprzez taki sam dostęp do szkoleń
